Een dagvullende afspraak plannen

Je kunt de agenda gebruiken voor het plannen van een dagvullende afspraak. Dit wordt ook wel een evenement genoemd.

1. Klik op de agendakop op Nieuwe afspraak.

2. Als het veld Van  boven de onderwerpregel wordt weergegeven, heb je meer dan een persoon voor je account gemaakt. Selecteer de identiteit die je wilt gebruiken voor het maken van deze afspraak.

3. Voeg in het tekstvak Onderwerp  een korte beschrijving van de vergadering toe. De tekst die hier wordt toegevoegd wordt de beschrijving in de agenda.

4. Selecteer Dagvullend en selecteer de start- en stopdatum.

5. Typ in het tekstveld Deelnemers de e-mailadressen, waarbij de adressen moeten worden gescheiden door een puntkomma (;). Tijdens het invoeren van namen wordt de Planner geopend en wordt de vrij/bezet-informatie weergegeven.

Klik op Voorstel voor tijdstip doen om je te helpen bij het zoeken naar een tijdstip waarop alle deelnemers beschikbaar zijn. Een agenda met de beschikbare tijden wordt weergegeven. Tijdens het invoeren van de namen van de deelnemers stelt de planner tijdstippen voor waarop alle deelnemers beschikbaar zijn.

Opmerking: Als een deelnemer een voorkeur heeft ingesteld waarmee alleen bepaalde gebruikers vrij/bezet-informatie kunnen bekijken en jij hoort niet tot die lijst, dan kun je de vrij/bezet-planning niet bekijken.

Als sommige deelnemers niet bij de vergadering aanwezig hoeven te zijn maar je ze wel wilt uitnodigen, selecteer dan Optionele items weergeven  en typ het e-mailadres in het veld. Je kunt dit ook doen in de Planner. Klik op het pictogram naast de naam en selecteer Optionele deelnemer.  Wanneer de uitnodiging wordt verzonden, staan hun namen als optioneel vermeld.

6. Voer in het tekstvak Locatie  de locatie van de vergadering in. Als de locatie zich in het adresboek van het bedrijf bevindt, worden locaties die overeenkomen weergegeven zodra je start met typen. Je kunt ook klikken op Een locatie voorstellen  voor een lijst met beschikbare locaties in je bedrijf.

7. Selecteer op het Display de optie Vrij/Bezet voor deze afspraak, de agenda waaraan de afspraak moet worden toegevoegd en of deze afspraak als Privé moet worden gemarkeerd.

8. Herinnering. Stel een waarschuwingsmelding in om genodigden te herinneren aan een afspraak.

9. Als je een e-mailadres of SMS-waarschuwing op je pagina Voorkeuren>Kennisgeving hebt geconfigureerd, schakel dan het juiste selectievakje E-mail of SMS in.  Als je geen kennisgeving hebt geconfigureerd, klik je op Configureren om naar de pagina Kennisgeving te gaan om deze in te stellen.

10. Typ in het tekstvak onder Planner een e-mailbericht dat aan de uitnodiging voor de afspraak toegevoegd is. Klik op het paperclippictogram op de werkbalk om bijlagen toe te voegen.

11. De standaardinstelling is de deelnemers te vragen op je uitnodiging te reageren. Als je geen antwoord van de deelnemers wilt krijgen, klik dan op de werkbalk Agenda op Opties>Antwoorden opvragen om het vinkje te verwijderen.

12. Als je de uitnodiging nog niet wilt verzenden, klik dan op Opslaan. Als je de uitnodiging wel wilt verzenden, klik dan op Verzenden.