Het planprogramma gebruiken om de beschikbaarheid van deelnemers te zoeken

Wanneer je vergaderingen plant, kun je controleren of deelnemers bezet zijn of vrij, zodat je een goed tijdstip kunt vinden waarop alle deelnemers kunnen. Terwijl je deelnemers toevoegt aan het veld Deelnemers, wordt door een suggestiedeelvenster in het deelvenster Overzicht beschikbaarheid in perioden van 30 minuten weergegeven voor de deelnemers.

Standaard wordt een tijd voorgesteld binnen je werkuren en de werkuren van de deelnemers aan de vergadering.

•      Alleen mijn werktijden opnemen. Dit zijn de werkweek en -tijden die je instelt in de agendavoorkeuren.

•      Alleen de werktijden van andere deelnemers opnemen. Wanneer je zoekt naar een locatie, wordt er met de werktijden van iedereen rekening gehouden.

Je kunt dit wijzigen.

1. Klik op de pagina Nieuwe afspraak op Een tijdstip voorstellen.

2. Klik in het deelvenster Tijden voorstellen dat wordt geopend op het tandwielpictogram.

3. Schakel de selectievakjes die je niet wilt gebruiken uit om de beschikbaarheid van de deelnemers te berekenen.

4. Als het een herhalende vergadering betreft, selecteer dan het aantal keren dat een deelnemer voor de herhalende vergadering beschikbaar moet zijn.

5. Klik op OK.

Beschikbaarheid op mini-agenda weergeven

Door de mini-kalender wordt de beschikbaarheid van deelnemers per kleurcode voorgesteld.

•      Groen op de agenda zijn de dagen dat alle deelnemers en ten minste één locatie beschikbaar zijn.

•      Rood betekent dat meer dan de helft van de deelnemers op die dagen niet bij de vergadering kan zijn.